Путевой лист в 2024 году

С марта 2023 года перевозчики могут выбирать формат путевых листов: бумажный или электронный. Хотя изначально планировалось ввести обязательный электронный формат для алкоотрасли с 1 июня 2024 года, срок перенесли на 1 марта 2025 года. В статье мы рассмотрим последние изменения в путевых листах, в том числе новый реквизит СНИЛС, а также расскажем о том, чего ждать перевозчикам и водителям в 2024 году, и как заполнить путевой лист в бумажном и электронном виде.

Путевой лист в 2024 году

Путевой лист — это незаменимый документ, подтверждающий перемещение автомобиля и водителя при перевозке грузов или пассажиров. Он служит основой для отслеживания километража, подтверждения цели поездки и графика работы водителя, а также обоснования расходов на топливо и зарплату. Для индивидуальных предпринимателей и компаний путевой лист является ключевым документом для ведения учета и отчетности.

Путевой лист может потребовать предъявления:

• Инспектор ГИБДД: при перевозке грузов или пассажиров, наряду с документами на груз и разрешительные документы.
• ФНС: как подтверждение расходов на топливо и зарплату водителя в налоговом учете.
• Роструд: как документ, подтверждающий рабочее время водителя и его обязанности, например, при трудовых спорах.

Нормативная база

• Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений… и порядка оформления или формирования путевого листа» (в редакции от 05.05.2023 № 159).
• Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Кто должен заполнять путевые листы

Заполнение путевого листа возлагается на компанию (ИП) — собственника или владельца автомобиля, осуществляющего перевозку грузов, пассажиров (включая такси), багажа или аренду автомобиля с экипажем. С 1 сентября 2023 года обязаны оформлять путевые листы и самозанятые перевозчики такси, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Какую форму путевого листа использовать

На данный момент компания (ИП) самостоятельно выбирает формат путевого листа — бумажный или электронный, закрепляя свой выбор в учетной политике. Однако государство постепенно вводит обязательный электронный формат (отраслевой императив).

Первой отраслью, которая перейдет на электронные путевые листы с 1 марта 2025 года, станет алкоотрасль. Это коснется всех производителей и продавцов алкоголя. Бумажная товарно-транспортная накладная (ТТН) в качестве сопроводительных документов для этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции будет действительна до 1 сентября 2026 года. Переходный период установлен в ч. 3 ст. 3 Закона от 29.05.2024 № 102‑ФЗ.

Путевые листы могут быть сформированы двумя способами:

Электронный (цифровой) вид

• Формируются в бухгалтерской программе, поддерживающей работу с электронными путевыми листами (ЭПЛ), например, СБИС.
• Также можно работать с ЭПЛ из 1С через расширение СБИС.
• Формат ЭПЛ установлен приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26-116@.

Бумажный вид

1. Формируются по самостоятельно разработанной форме с указанием всех обязательных реквизитов (см. таблицу ниже).
2. Можно взять за основу бланк путевого листа из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
3. Примеры форм:

• № 4 — для легкового такси;
• № 4-с — для грузового автомобиля при сдельной оплате работы водителя;
• № 4-п — для грузового автомобиля при повременной оплате;
• № 6 — для автобуса.

Важно: унифицированной бумажной формы путевого листа не существует.

Зачем в добровольном порядке переходить на ЭПЛ в 2024 году

Государство постепенно переходит на электронный формат путевых листов для всех отраслей бизнеса. Поэтому целесообразно уже сейчас освоить электронный вариант, не дожидаясь, когда ваша отрасль попадет под эксперимент по электронным перевозочным документам (ЭПД). Особенно важно быть готовым к переходу на электронный формат, если водители перевозят маркированные или подакцизные товары.

Оформление путевых листов в СБИС существенно упрощает документооборот. Электронный формат исключает ошибки при заполнении, ускоряет рабочие процессы и автоматизирует передачу данных. В СБИС можно создать и заполнить ЭПЛ за пару кликов, выбрав автомобиль, водителя, виды сообщения и перевозки из доступных. Документ сразу становится доступен всем ответственным сотрудникам, включая водителя, без необходимости передачи от руки. Для разных сотрудников можно настроить доступ с разными правами.

Электронный путевой лист не требует печати и хранения в архиве. После всех подписаний данные автоматически передаются в госсистему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). У водителя в мобильном приложении или мессенджере формируется QR-код, который может работать офлайн, без доступа к интернету.

Как перейти на электронные путевые листы

Переход на электронные путевые листы (ЭПЛ) с помощью аккредитованного оператора ЭДО, например, СБИС (Saby), позволяет оптимизировать документооборот и повысить эффективность работы. Для начала необходимо получить электронные подписи (ЭП) на ответственных сотрудников, что можно сделать прямо в программе СБИС. В учетной политике компании следует прописать, что путевые листы будут составляться в электронном виде с использованием программы СБИС, указав ее название.

Подписание электронного путевого листа (ЭПЛ) осуществляется с компьютера или телефона (смартфона) следующими лицами:

• Собственник авто: усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Медработник: УКЭП.
• Механик: УКЭП или неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).
• Выпускающий (может быть механиком): УКЭП или УНЭП.

Как заполнить путевой лист

Компания (ИП) имеет право разработать собственный бланк путевого листа, главное условие — в шаблоне должны быть обязательные поля, перечисленные в нормативно-правовых актах.

Заполнение путевых листов в 2024 году

Пошаговое заполнение путевого листа

1. Создание путевого листа: Логист, бухгалтер или диспетчер создает путевой лист в бухгалтерской программе, Excel (для бумажного формата) или специализированном сервисе, например, СБИС. Для каждой поездки каждого автомобиля формируется отдельный документ.
2. Заполнение обязательных реквизитов: Заполняются обязательные реквизиты путевого листа: срок действия, информация о компании (ИП), автомобиле, водителе, вид перевозки и сообщения.
3. Предрейсовая проверка: Путевой лист передается медработнику для проведения предрейсового медосмотра водителя и механику для технического осмотра автомобиля. В электронном формате (например, в СБИС) документ автоматически становится доступен всем ответственным лицам. Специалисты вносят информацию о состоянии здоровья водителя и техническом состоянии автомобиля. При бумажном формате путевой лист распечатывается и подписывается специалистами, при электронном – подписывается электронной подписью.
4. Передача водителю и заполнение фактических данных: Водитель получает путевой лист (бумажный или электронный через мобильное приложение). Во время или после рейса водитель заполняет фактическую информацию: опоздание, ожидание, простой, время прибытия и простоя, пройденное расстояние. В некоторых программах, например СБИС, можно настроить автоматическое заполнение пробега и остатков топлива по данным датчиков транспортного средства. При остановке сотрудником ГИБДД водитель предъявляет путевой лист (бумажный или в виде QR-кода для электронного).
5. Закрытие путевого листа: После поездки, при использовании электронного формата, все ответственные лица автоматически получают доступ к заполненному ЭПЛ. При бумажном формате водитель передает путевой лист механику, который заполняет блок «Движение горючего» и принимает автомобиль. Далее документ передается логисту для отметки фактического времени возвращения и пройденного маршрута, а затем – в бухгалтерию для проверки, учета расходов, рабочего времени и начисления зарплаты водителю.