Получите бланк путевого листа для грузовых и легковых автомобилей

Правильное оформление путевого листа

В настоящее время, исходя из Закона о стандартах бухучета №402 от 6 декабря 2011, применение выпускавшихся до 2013 года унифицированных форм путевого листа (в народе – «путевки») стало практически невозможным. Ведь в этих бланках нет полей, чтобы вносить некоторые обязательные реквизиты, а без них первичная документация может быть признана ничтожной.

Под действие закона подпадают любые организации, которые имеют бухгалтерскую обязанность составлять отчеты по расходу горюче-смазочных материалов для целей налогообложения. Разработка и утверждение формы маршрутного листа происходят в индивидуальном порядке в соответствии с внутренними решениями (уставом) каждого учреждения или фирмы.

Основой может служить типовая форма путевых листков грузовой машины Госкомстата России №4-C, которую использовали с конца 1997 г., исходя из Постановления № 78 от 28 ноября 1997. Нужно лишь добавить в бланк необходимые поля, и тогда форма будет содержать весь набор обязательных реквизитов.

Предъявляемые к юрлицам и индивидуальным предпринимателям условия почти одинаковые. Различие заключается лишь во вносимой информации о владельце транспортного средства. Правила относятся не только к грузовикам, но и остальным типам транспорта: легковым машинам, троллейбусам, автобусам, трамваям. Все данные делятся на шесть условных разделов:

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе;
• сведения о перевозке.

Теперь поговорим о каждом пункте подробнее. С серией и номером все понятно, а вот остальные блоки требуют разъяснений.

Сколько действует путевой лист

    В соответствии с новыми правилами заполнение путевого листа происходит максимум на один день, а если быть точным, на одну смену. В случае с командировками, которые длятся больше этого срока, в документе указывается дата и день окончания периода действия листа.

Какая информация должна быть отражена:

• Дата, когда открывается «путевка». Дата должна быть проставлена полностью  (число, месяц, год);
• Дата, когда документ перестанет действовать (число, месяц, год)

Кто является собственником (владельцем) ТС

• Для юридических лиц: название организации, организационно-правовая форма, юридический адрес, телефон, ОГРН;
• Для индивидуальных предпринимателей: полное имя, ОГРН, адрес, номер телефона.

Информация о грузовой машине (или ином транспорте)

• Вид транспортного средства, есть ли прицеп;
• Государственный номер;
• Данные одометра и точное время (включая минуты), когда грузовик покидает место стоянки;
• Те же сведения по окончании поездки;
• Время (с минутами), когда был пройден предрейсовый технический контроль. Контролер должен поставить отметку о техническом состоянии автомобиля.

Кто находится за рулем

• фамилия, имя, отчество;
• Дата (число, месяц, год), время (часы и минуты), когда был проведен предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры.

Важный нюанс: наличие штампа врача формально не является обязательным условием. Нужно лишь внести обязательные реквизиты отметки, а именно (обязательная фраза «Предрейсовый осмотр пройден, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Послерейсовый осмотр пройден», фамилия, инициалы и подпись медицинского работника проводившего осмотр, дата (число, месяц, год) и время (часы и минуты) проведения осмотра. Это согласно приказу Министерства транспорта №368 от 11 Сентября 2020 года, а практика показывает, что многие сотрудники контролирующих органов, требуют именно «штамп».

О порядке и условиях заполнения путевого листа

Оформляя «путевку», не забывайте следующие важные аспекты:

• Для каждого ТС выписывают отдельный путевой лист;
• Оформление документа нужно проводить перед началом поездки или смены;
• Если на одной машине работа ведется в несколько смен, требуется заполнение соответствующего количества путевых листов на один автомобиль для каждого водителя;
• Данные одометра, время отъезда и прибытия заполняются шофером, если на него же зарегистрировано ИП;
• Что касается юридического лица, информация вносится контролером техсостояния автомобиля, который отвечает за то, чтобы этот транспорт выходил на рейс в исправном состоянии. В этой должности работают механики, имеющие необходимую квалификацию;
• Желательно наличие штампов медика и контролера;
• Если график посменный, то есть на один автомобиль оформляется больше, чем один путевой лист, данные одометра до отбытия машины в рейс прописываются в первом из них. А данные после прибытия на стоянку – в «путевке» шофера, который работал в последнюю смену;
• Минимум пять лет «путевки» обязана хранить организация, являвшаяся на тот момент владельцем ТС.

Актуальная форма путевых листов

Письмо Министерства транспорта № ДЗ/10239-ис от 14 мая 2019 разъясняет, что сегодня не существует типовой формы путевых листков – ни для грузовой машины, ни для других ТС. Вы можете пользоваться бланком собственной разработки, не забыв включить в него каждый обязательный реквизит. Документ регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Приказом Министерства транспорта № 152;
• Статьей 20 ФЗ № 196 от 10 декабря 1995.

Вся информация, которую мы здесь упомянули, должна непременно присутствовать в путевом листе. Остальные данные руководители организаций и ИП вправе добавлять по своему усмотрению.

При использовании грузовиков и другого транспорта учитывайте новые требования к этому документу:

• Проставлять штамп юридического лица необязательно;
• Медработнику и механику транспортной компании тоже не нужно ставить штампы. Хватит подписей и расшифровки фамилий (плюс инициалы);
• Печати о медосмотре перед выходом на линию и после него, а также о допуске водителя за руль транспортного средства – все это заменено отметками в соответствующих полях об успешном осмотре медработником;
• Выпуск транспортного средства в рейс осуществляет сотрудник, назначенный контролером техсостояния авто и соответствующий специальным квалификационным условиям;
• Путевой лист теперь действует лишь сутки или смену. На более продолжительное время его можно выписать лишь в случае командировки.