Путевой лист грузового автомобиля - как правильно заполнить, бланк и образец заполнения внутри.

Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля

В настоящее время, исходя из Закона о стандартах бухучета №402 от 6 декабря 2011, применение выпускавшихся до 2013 года унифицированных форм путевого листа (в народе – «путевки») стало практически невозможным. Ведь в этих бланках нет полей, чтобы вносить некоторые обязательные реквизиты, а без них первичная документация может быть признана ничтожной.

Под действие закона подпадают любые организации, которые имеют бухгалтерскую обязанность составлять отчеты по расходу горюче-смазочных материалов для целей налогообложения. Разработка и утверждение формы маршрутного путевого листа происходят в индивидуальном порядке в соответствии с внутренними решениями (уставом) каждого учреждения или фирмы.

Основой может служить типовая форма путевых листов грузовой машины Госкомстата России №4-C, которую использовали с конца 1997 г., исходя из Постановления № 78 от 28 ноября 1997. Нужно лишь добавить в бланк необходимые поля, и тогда форма будет содержать весь набор обязательных реквизитов.

Предъявляемые к юрлицам и индивидуальным предпринимателям условия почти одинаковые. Различие заключается лишь во вносимой информации о владельце транспортного средства. Правила относятся не только к грузовикам, но и остальным типам транспорта: легковым машинам, троллейбусам, автобусам, трамваям. Все данные делятся на пять условных разделов:

• Как называется документ, какой у него порядковый номер;
• Как долго действует документ;
• Кто является владельцем транспортного средства;
• Что это за грузовой автомобиль;
• Кто является водителем.

Теперь поговорим о каждом пункте подробнее. С названием и номером все понятно, а вот остальные блоки требуют разъяснений.

1. Сколько действует ПЛ грузового автомобиля

В соответствии с новыми правилами заполнение путевого листа происходит максимум на один день, а если быть точным, на одну смену. В случае с командировками, которые длятся больше этого срока, в документе указывается дата и день окончания периода действия листа.

Какая информация должна быть отражена:

• Время, когда открывается «путевка». Должна быть проставлена точная дата;
• Время, когда документ перестанет действовать (минуты проставлять не нужно).

2. Кто является собственником (владельцем) ТС

• Для юридических лиц: название организации, организационно-правовая форма, юридический адрес, телефон, ОГРН;
• Для индивидуальных предпринимателей: полное имя, ОГРН, адрес, номер телефона.

3. Информация о грузовом автомобиле (или ином транспорте)

• Вид транспортного средства, есть ли прицеп;
• Государственный номер;
• Данные счетчика и точное время (включая минуты), когда грузовик покидает место стоянки;
• Те же сведения по окончании поездки;
• Время (с минутами), когда был пройден предрейсовый технический осмотр. Контролер должен поставить отметку о состоянии грузового автомобиля.

4. Кто находится за рулем

• Полное имя;
• Время (в том числе минуты), когда проведены предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры.

Важный нюанс: наличие штампа врача формально не является обязательным условием. Нужно лишь поставить подпись и расшифровать ее, написав фамилию и инициалы. Допустим, Петров А.Н. Бланк должен содержать место, в котором фиксируется прохождение пред- и послерейсового медосмотра. Это по документам, а практика показывает, что бумага все-таки должна быть проштампована.

О порядке и условиях заполнения путевого листа грузовика

Оформляя «путевку», не забывайте следующие важные аспекты:

• Для каждого ТС выписывают отдельный путевой лист;
• Оформление документа нужно проводить перед началом поездки или смены;
• Если на одной машине работа ведется в несколько смен, требуется заполнение соответствующего количества путевых листов на один грузовик для каждого шофера;
• Данные счетчика, время отъезда и прибытия заполняются шофером, если на него же зарегистрировано ИП;
• Что касается юридического лица, информация вносится контролером техсостояния грузового автомобиля, который отвечает за то, чтобы этот транспорт выходил на рейс в исправном виде. В этой должности работают механики, имеющие необходимую квалификацию;
• Желательно наличие штампов медика и контролера;
• Если график посменный, то есть на один грузовик оформляется больше, чем один путевой лист, данные счетчика до отбытия машины в рейс прописываются в первом из них. А данные после прибытия на стоянку – в «путевке» шофера, который работал в последнюю смену;
• Минимум пять лет «путевки» обязана хранить организация, являвшаяся на тот момент владельцем ТС.

Актуальная форма путевых листов

Письмо Министерства транспорта № ДЗ/10239-ис от 14 мая 2019 разъясняет, что сегодня не существует типовой формы путевых листов – ни для грузовой машины, ни для других ТС. Вы можете пользоваться бланком собственной разработки, не забыв включить в него каждый обязательный реквизит. Документ регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

• Приказом Министерства транспорта № 152;
• Статьей 20 ФЗ № 196 от 10 декабря 1995.

Вся информация, которую мы здесь упомянули, должна непременно присутствовать в ПЛ. Остальные данные руководители организаций и ИП вправе добавлять по своему усмотрению.

При использовании грузовиков и другого транспорта учитывайте новые требования к этому документу:

• Проставлять штамп юридического лица необязательно;
• Врачу и механику транспортной компании тоже не нужно ставить штампы. Хватит подписей и расшифровки фамилий (плюс инициалы);
• Печати о медосмотре перед выходом на линию и после него, а также о допуске водителя за руль транспортного средства – все это заменено отметками в соответствующих полях об успешном осмотре врачом;
• Выпуск транспортного средства в рейс осуществляет сотрудник, назначенный контролером техсостояния авто и соответствующий специальным квалификационным условиям;
• Путевой лист теперь действует лишь сутки или смену. На более продолжительное время его можно выписать лишь в случае командировки.